PDF Langzeitarchivierung - Dokumente in PDF/A speichern

Unter dem Stichwort „PDF/A Langzeitarchivierung“ (PDFA) versteckt sich für Unternehmen, Gerichte, Rechtsanwälte, aber auch Behörden ein höchst wichtiges Dateiformat zur rechtssicheren Verwahrung digitaler bzw. elektronischer Dokumente. Denn nur im Langzeitarchivierungsformat PDF/A sind elektronische Dokumente im PDF Format rechts- bzw. revisionssicher konserviert.

Warum PDF/A zur Langzeitarchivierung digitaler Dokumente nutzen?

Die technologische Grundlage des PDF/A Langzeitformats bildet der im Jahre 2005 fixierte ISO – Standard. Allerdings wurde dieser mittlerweile mehrfach erweitert. Neben dem ursprünglich aus dem Jahre 2005 festgelegten PDF/A-1 Standard, wurden unter anderem im Laufe der Jahre weitere erweiterte Varianten wie PDF/A-2 sowie PDF/A-3 definiert. Die technologischen Erweiterungen dieser Varianten der PDF/A Langzeitarchivierung unterstützen dabei neben größeren Seitenformaten, auch neue Grafikformate wie JPEG 2000 und können zusätzlich auch weitere Daten in Form von XML aufnehmen. Alle Formate haben gegenüber dem normalen PDF Format allerdings gemeinsam bzw. und vor allen den Vorteil, dauerhaft in der Reproduktion ihrer Darstellung entsprechende Bestandteile hierfür „selbst“ zu „enthalten“. Durch den Archivierungsstandard digitaler Dokumente PDF/A ist es also rechts- und revisionssicher möglich, die so konservierten PDF Dokumente, auch in ferner Zukunft gesichert „visualisieren“ zu können. Gerade für Gerichte, Behörden, kirchlichen Institutionen die mit langen Aufbewahrungsfristen belegt sind, ist der ISO Standard PDF/A ein unabdingbares Archivierungsverfahren für alle möglichen Varianten digitale Dokumente.

Doch auch Unternehmen profitieren vom Standard PDF/A bei der Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse und Speicherung geschäftskritischer Unternehmenskorrespondenz bzw. Dokumentationen die u.a. auch gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen unterliegen dürften.

Richtiges Digitalisieren: PDF Drucker mit PDF/A Unterstützung

Aus dem oben aufgeführten Sachverhalt haben wir für unseren PDF Drucker eine funktionale Erweiterung geschaffen, die ihnen das Erzeugen digitaler Dokumente im Langzeitarchivierungsformat PDF/A ermöglicht. Konkret stellen wir den Standard PDF/A-1b in unseren PDF Drucker als Ausgabeformat zur Verfügung. Experimentell werden allerdings auch bereits die neueren Formate PDF/A-2b sowie PDF/A-3b angeboten. Derartig erzeugte Dokumenten enthalten nach ihrer Erzeugung zusätzliche beschreibende Eigenschaften, verwendete Schriftarten, und Informationen des verwendeten Farbschemas (RGB/CMYK). Digital im PDF/A Format erzeugte Dokumente haben daher meist einen größeren Dateigrößenumfang als ihre normal als PDF vorliegenden Schwesterdokumente.

So erzeugen sie PDF/A konforme Dokumente mit unserem PDF Drucker in nur drei Schritten!

Abbildung: PDF/A konforme Dokumente mit unserem PDF Drucker in nur drei Schritten erstellen!

In Word 2016 das aktuelle Dokument über „7-PDF Printer“ ausdrucken.
Im Druckdialog unter „Dokument“ wählen wir als Format „PDF/A-1b“ aus und drücken danach auf „Speichern“.
Das erzeugte PDF/A Dokument wird im Acrobat Reader angezeigt und ist PDF/A konform formatiert.

Rechtskonforme Digitalisierung: Unsere Software automatisiert die PDF/A Langzeitarchivierung für sie!

Schauen sie doch in die umfangreiche Onlinedokumentation unseres PDF Druckers, greifen sie direkt auf erste Anwendungsbeispiele nebst Codebeispiele zurück, und profitieren sie von unserer ausgereiften PDF-Drucker Technologie direkt auf ihren eigenen Systemen! Bewältigen sie ihre Anforderungen doch einfach unter Citrix, Terminalservern, PCs & Co. mit unserer Software! Alles aus einer Hand, alles in deutscher Sprache für Mittelstand, Konzerne und Kleinbetriebe sowie professionellen Endanwendern in Gerichten und Behörden!

Screenshots zu unserem PDF Drucker

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