Erzeugte PDF Datei als E-Mail senden / PDF Drucker

Nachfolgend erfahren sie, wie man eine zuvor über den PDF Drucker erzeugte PDF-Datei automatisch als Anhang an eine E-Mail in Outlook anfügt.

PDF Mailer Plugin von 7-PDF

Durch die Integration des 7-PDF Mailer Plug-Ins in Ihren 7-PDF Printer wird der Funktionsumfang erweitert. Dies ermöglicht die nahtlose Einbindung externer Befehle (Steuercodes) zur Druckkontrolle. Nachdem das Plug-In mit einer 7-PDF Printer Instanz verbunden wurde, können Sie diese Steuercodes in Druckaufträgen verwenden. Diese Codes können direkt in den Drucktext oder in Druckformulare eingefügt werden, die aus Systemen wie ERP, CRM oder WaWi stammen. Mit nur wenigen einfachen Steuercodes ist es beispielsweise möglich, Druckaufträge direkt per E-Mail zu versenden, einschließlich benutzerdefinierter E-Mail-Texte und vielem mehr. Eine umfassende Übersicht aller verfügbaren Steuercodes, einschließlich @@to, finden Sie in der nachfolgenden Dokumentation.

Erzeugtes PDF per E-Mail mit Outlook versenden (für Anwender)

Der PDF Drucker bietet über das Setzen eines "Häckchens" im Druckdialog oder auch fest als Vorgabewert über den Optionen Dialog des 7-PDF Printers die Möglichkeit, nach erfolgreicher PDF Erzeugung Outlook zu starten und das PDF automatisch an eine neue eMail anzufügen. Voraussetzung dafür ist freilich, das sie Outlook 365 oder älter auf ihrem System als E-Mail Anwendung nutzen.

Den Optionen Dialog können sie unter Windows 10 über die Windows 10 Suche so aufrufen...tippen sie ins Suchfeld einfach 7-PDF Printer Optionen ein...

Nach dem Starten eines PDF Drucks aus einer Anwendung wie beispielsweise Word (über Menüeintrag Datei -> Drucken... -> 7-PDF Printer") erscheint der Druckdialog unseres Druckers wie in nachfolgender Abbildung gezeigt:

Druckdialog des 7-PDF Printers zeigt durch Anwender gesetztes Häckchen bei der Einstellung E-Mail

Der Anwender entscheidet nun eine Übergabe des zu erzeugenden PDFs direkt an Outlook, indem er ein Häckchen bei der Einstellung E-Mail setzt. Nach der PDF Erzeugung öffnet sich automatisch Outlook bzw. eine neue E-Mail mit der gerade erzeugten PDF Datei als Anhang. Die zuvor erzeugte PDF Datei befindet sich selbstverständlich parallel auch noch einmal am gewählten Speicherort des Anwenders.

Eine Outlook E-Mail mit angefügter PDF Datei im Anhang der Mail

Über den Optionen Dialog des 7-PDF Druckers kann man dieses Häckchen auch fest vorgeben (Tab/Reiter "Allgemein") oder auch noch weitere Angaben an eine Outlook E-Mail übergeben. Der dafür vorgesehenen Tab/Reiter lautet "E-Mail". Beispielweise kann man eine E-Mail Adresse, einen Betreff oder auch einen Nachrichtentext (HTML) vorgeben der dann an die erzeugte Outlook E-Mail übergeben wird (MAPI). Der nachfolgende Screenshot seit die von uns definierten Vorgabewerte. Speichern nicht vergessen!

Der Tab/Reiter "E-Mail" mit vordefinierten Werten

Nun stoßen wir erneut aus Microsoft Word 365 einen Testdruck über 7-PDF Printer an um ein PDF zu erzeugen, denn wir wollen überprüfen ob sich automatisch eine neue Outlook E-Mail mit dem PDF und den zuvor fest vorgegebenen Werten öffnet. Los gehts...nachdem wir also über "Drucken" einen Druckjob an 7-PDF Printer gegeben haben, sollte sich der Druckdialog von 7-PDF Printer automatisch öffnen, wir prüfen die Einstellungen und "Speichern" das PDF ab.

Perfekt...Da wir im Druckdialog den Hacken gesetzt gelassen haben bei "Nach Erstellung das PDF öffnen", öffnet sich Acrobat Reader mit dem neu aus Microsoft Word erzeugten PDF und einen Moment später wird auch automatisch eine neue Outlook E-Mail mit PDF Dateianhang angezeigt. Prima, die festen Werte aus dem Tab/Reiter "E-Mail" aus dem 7-PDF Printer Optionen Dialog wurden auch gleich übernommen.

Outlook E-Mail mit PDF Dateianhang öffnet automatisch

Erzeugte PDF per E-Mail mit Thunderbird Mail, oder anderer Standard Mail Anwendung versenden

Statt Outlook, kann man 7-PDF Printer auch so konfigurieren, das er das erzeugte PDF als Anhang direkt an die Mail Anwendung "Thunderbird Mail" übergibt. Hierzu muss man unter Windows die "Standard-App" für E-Mail auf Thunderbird einstellen und eine Einstellung in einer Konfigurationsdatei setzen.

Zuerst unter Windows über "Einstellungen" -> "Standard-Apps" ...Thunderbird (oder gerne auch an anderer Mail Client) auswählen und festlegen.

Standard-App für eMails einstellen

Über den 7-PDF Printer Optionen Dialog legen wir uns dann einen globalen neuen Optionen Satz an, der standardmäßig unter C:\ProgramData\PDF Writer\7-PDF Printer\Option Sets gespeichert wird. Als Name für die neue INI Konfigurationsdatei wählen wir "Thunderbird_Mail.ini".

Neuen Optionen Satz anlegen

Wir legen den Optionen Satz für alle Benutzer an... Wählen also "Ja" bzw. "Yes"...

Optionen Satz für alle Benutzer anlegen!

Mit dem Texteditor Notepad++ öffnen wir nun diese neue INI Konfigurationsdatei. Wir wechseln dann in die Zeile 135 und setzen email=yes, und fügen darunter noch eine neue Einstellung emailclienttype=mapi64 gänzlich hinzu. Danach speichern wir diese Konfigurationsdatei ab.

Der nachfolgende Screenshot zeigt die exemplarische Anpassung mit Notepad++ nocheinmal anschaulich:

Wir editieren nötige Konfigurationseinstellungen in der INI Datei mit Notepad++

Nun können wir direkt einen Druck auf 7-PDF Printer senden und im Druckdialog den zuvor angelegten Optionen Satz "Thunderbird_Mail" wählen und damit das erzeugte PDF an Thunderbird übermitteln.

Wir wählen im Druckdialog den neuen Satz Thunderbird_Mail aus

Nach dem PDF Druck wird Thunderbird Mail automatisch geöffnet und in einem eMail Fenster wird das zuvor erzeugte PDF als Dateianhang aufgeführt.

Thunderbird öffnet eine neue eMail mit dem PDF Anhang automatisch

Hinweis: Sie können die o.g. Schritte auch für andere eMail Programme nutzen. Sie müssen nur wissen, ob ihr Mail Client ein 32 Bit oder 64 Bit Programm ist und entsprechend die passende MAPI Auswahl treffen. Für den hier verwendeten Thunderbird haben wir mapi64 verwendet, da es ein 64 Bit Programm ist, für einen 32 Bit Client müssten wir also emailclienttype=mapi32 wählen. Das ist alles!

Weiterer Information: Hätten wir den Optionen Satz nicht global für alle, sondern nur für den aktuell aktiven Benutzer angelegt so wäre der Speicherort der neuen Konfigurationsdatei unter: C:\Users\[AKTUELL AKTIVER BENUTZER]\AppData\Roaming\PDF Writer\7-PDF Printer\Option Sets zu finden!

Ab Zeile 135 sehen sie auch noch weitere email Einstellungen die sie setzen könnten, so könnte man mit emailto=contact@7-pdf.de automatisch eine "zu versenden an" - EMail festlegen über die Konfigurationsdatei. Weitere Mail Konfigurationsmöglichkeiten finden sie unter Einstellungen auf dieser Seite!

Mail versenden mit VBScript und Outlook (für Experten)

Im Gegensatz zu unserer ersten oben beschriebenen Möglichkeit kann man auch via VBScript einen Mailversand mit Outlook initiieren. Der Vorteil hier ist, das man als Programmierer Einfluss auf den Mailversand nehmen kann. Also beispielsweise weitere Daten aus Datenbanken, oder per LDAP abgreifen könnte, um damit den Mailversand gezielt weiter dynamisch steuern zu können. Das hier gezeigte Beispiel geht nicht so weit, aber gibt Programmierern einen Einstieg in die Möglichkeiten die 7-PDF Printer bietet!

Option Explicit

Dim fn
Dim ol, ns, newMail
Const olMailItem = 0

Rem -- Check that there is the right number of arguments
If WScript.Arguments.Count <> 1 Then 
        Msgbox "Wrong arguments"
        Wscript.Quit
End If

Rem -- Get the file name from the command line
fn = WScript.Arguments.Item(0)

Rem -- Get access to the Outlook application
Set ol = WScript.CreateObject("Outlook.Application")
Set ns = ol.getNamespace("MAPI")

Rem -- Create the new mail
Set newMail = ol.CreateItem(olMailItem)

Rem -- Attach the file
newMail.Attachments.Add fn

Rem -- Display the new message
newMail.Display

Rem -- Clean up
Set newMail = Nothing
Set ns = Nothing
Set ol = Nothing

Speichern Sie den Code in einer Skriptdatei unter:

C:\Program Files\7-PDF\PDF Printer\EmailOnSuccess.vbs

Wichtig: Bitte dieses Script NICHT in den Macros Ordner des PDF Druckers kopieren, dann klappt die Ausführung nicht! Jetzt können Sie den Drucker das Skript ausführen lassen, wenn die PDF-Datei erfolgreich erstellt wurde. Fügen Sie einer Konfigurationsdatei die folgenden zwei Codezeilen hinzu. In diesem Beispiel können wir sie in global.ini platzieren.

RunOnSuccess=cscript.exe "C:\Program Files\7-PDF\PDF Printer\EmailOnSuccess.vbs" "%1"
RunOnSuccessMode=Normal

Dadurch wird das Skript nach einer erfolgreichen PDF Erzeugung des PDF Druckers ausgeführt, und das neue PDF-Dokument als Parameter an das VB Script übergeben. Wichtig: Sie müssen in der Registry die Einstellung AllowExecute auf 1 setzen damit die Ausführung des VBScript Macros nicht durch einen Runtime Error quittiert wird. Mehr zu AllowExecute und wie sie es aktivieren, finden sie hier...

Nicht über global.ini sondern über den Optionen Dialog als Anwender "bedarfsweise" ausführen

Wenn man es wie oben beschrieben in die global.ini legt, dann ist diese Konfiguration global gültig. Bei jedem PDF Druck würde dann EmailOnSuccess.vbs ausgeführt werden. Zudem verlangt die Konfiguration über eine global.ini das Setzen der Registry Einstellung AllowExecute, bzw. ist sie hier zwingend nötig. Will man das nicht, kann man auch über den 7-PDF Printer Optionen Dialog als Anwender nur bei "Bedarf" eine Ausführung von EmailOnSuccess.vbs konfigurieren. Dazu legt man beispielsweise einfach einen Optionssatz mit der Bezeichnung "An Outlook senden" an, und für diesen neuen Optionssatz hinterlegt man dann noch im Tab/Reiter "Ausführen" cscript.exe und das VBScript EmailOnSuccess.vbs. Also !cscript.exe "C:\Program Files\7-PDF\PDF Printer\EmailOnSuccess.vbs" "%1"

Die nachfolgenden Abbildungen zeigen die nötigen Steps im Optionen Dialog des Druckers die dazu nötig sind:

1. Schritt: Optionssatz "An Outlook senden" anlegen

2. Schritt: Optionssatz angelegt und geladen...

3. Schritt: EmailOnSuccess.vbs im Tab/Reiter "Ausführen" hinterlegen und Speichern nicht vergessen!

Den Optionen Dialog können sie unter Windows 10 über die Windows 10 Suche so aufrufen...tippen sie ins Suchfeld einfach 7-PDF Printer Optionen ein...

ShellScript Modus aktivieren

Will man vermeiden das eine DOS Box kurzzeitig angezeigt wird, aktiviert man den ShellScript Modus durch ein vorangestelltes Ausrufezeichen -!- und setzt den Mode auf versteckt, also so:

RunOnSuccess=!cscript.exe "C:\Program Files\7-PDF\PDF Printer\EmailOnSuccess.vbs" "%1"
RunOnSuccessMode=hide

Sie können dieses Skript leicht ändern, um die PDF-Datei nach dem Anhängen an eine E-Mail zu löschen, wenn sie das PDF nach dem Senden nicht auf dem System speichern möchten.

Weiterführende Beispiele

Weitere Beispiele zum Versenden von erzeugten PDF Dateien via eMail finden sie zu diesem Thema auch hier.... Der Unterschied bei diesen weiterführenden Beispielen ist, das diese bei jedem PDF Druck automatisch einen eMail-Versand (via SMTP, Outlook etc.) durchführen oder zumindest vorbereiten. Bei den Beispielen auf dieser Seite hat man auch die Option nur wenn der Anwender es möchte, einen Mailversand über Microsoft Outlook, Thunderbird & Co anzustoßen.

AllowExecute Security Einstellung / PDF Drucker

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PDF Dokument digital signieren / PDF Drucker